我想感谢并表扬校园员工，并对他们过去几年的辛勤工作和长时间工作表示感谢——不仅在堪萨斯城，而且在所有校园。自疫情开始以来的报税季给纳税人和税务专业人士带来了挑战和延误，但国税局员工不对延误负责。缺乏足够的人员配备和现代技术资金是造成延误和服务不佳的主要原因。
本月初，我在堪萨斯城的国税局校园呆了一周，帮助校园员工和应急团队处理国税局的纸质库存积压。国税局高管被要求这样做，部分是为了协助完成关键工作，部分是为了支持过去两年来一直不知疲倦地工作的员工，部分是为了更好地了解国税局面临的纸质处理挑战及其对整个机构的影响。这是一次令人振奋的经历。
作为国家纳税人权益保护官，我的法定职责包括发现纳税人面临的严重问题并提出解决建议。在过去两个报税季，我重点关注纳税人和税务专业人士遇到的挑战，包括电话服务不完善、处理纸质原始和修改后的报税表延迟、因各种问题暂停电子报税表延迟、通信延迟以及错误或过时的通知，并提出了解决这些挑战的建议。我曾多次表示，纸质文件是国税局的氪石，该机构被埋没在其中。堪萨斯城校区就是这种说法的典型代表。
在过去的一年中，国税局采取了多项措施来减少库存积压，包括雇用更多员工、调动其他职能部门的员工协助处理申报和账户管理，以及聘请外部顾问。由于大多数纸质文件不会扫描到计算机中，因此员工需要手动处理报税表和信件，手动将每份文件中的数字逐位输入国税局系统，并手动将报税表从收到到存储的整个流程。 由于资金不足和人手不足，纳税人和雇员陷入了这种困境。
在疫情爆发之初和 2020 年报税季高峰期，税务局局长关闭了国税局办公室和校园，以保障员工的健康和安全。2020 年 2020 月，我们的校园员工被召回大楼，重新开始 2019 年报税季（19 年纳税申报表）的处理工作。在设施关闭期间，数百万份报税表和信件继续邮寄给国税局，由美国邮政服务递送，并堆放在校园大楼外的集装箱中。管理层和员工在返回大楼时遇到了许多后勤挑战，因为 COVID-XNUMX 的不确定性需要保持社交距离并遵守疾病控制和预防中心规定的其他政策。
除了库存积压挑战外，美国国税局还被要求实施多项纳税人救济计划，包括三轮刺激计划和一项每月儿童税收抵免计划，该计划要求向数千万家庭发放六个月的款项。这些社会福利责任给本已有限的资源带来了额外的压力。在 2021 年报税季中，国会颁布了一项 10,200 美元收入免税 对于 2020 年期间领取失业救济金的某些纳税人。这项豁免要求美国国税局重新计算数百万份已提交和处理的 2020 年个人所得税申报表的纳税义务并发放退税。美国国税局花了好几个月的时间进行这些重新计算，这需要对数百万份申报表进行重复工作。
要理解为何疫情引发的税务管理挑战持续存在，重要的是要记住这一背景。但在这篇博客中，我想关注积极的一面。国税局最大的资产是它的员工。堪萨斯城校区是提交处理和账户管理的所在地，也是国税局其他职能部门的所在地，包括纳税人权益服务、审查和收款。该校区拥有超过 4,600 员工 及以上 1.3千万 平方英尺 空间。
作为国家纳税人权益保护官，我之前曾参观过这个园区，与当地管理层会面，讨论挑战，并了解最新情况。但过去一周的情况有所不同。我与其他业务部门的几位同事一起，有幸与园区员工在邮件室并肩工作，对他们的工作有了不同的看法和赞赏。在过去两周里，其他同事在加工装配线的其他几个园区工作。
我不仅亲眼目睹了我们邮件室员工每天的工作，还荣幸地被指派与来自 31106 部队的提交处理文员一起工作。直线管理人员和文员不知道我们目前的职位，以为我们是被重新分配到他们部队的员工；然而，在我们离开前不久，我们参加了他们的定期小组会议，自我介绍，并解释了我们的职位。我相信他们很惊讶并感谢我们加入他们的任务。
您可能可以想象，邮件室的工作包括接收和处理美国邮政局和私人快递公司投递的邮件。一年中投递的邮件数量各不相同，高峰期 去年，堪萨斯城收到超过 25千万 邮件 其中包括处理超过 14.8千万 纸质退货. 今年，校园已收到超过 24千万 邮件 及以上 12千万 退货已处理 迄今。
如果不站在这个巨大空间的中间，很难想象国税局员工每天面对的是什么。当你扫视这个区域时，你会看到无数排装满纸张的推车。这些推车经过所有的处理阶段，位于整个建筑内。推车从邮件室移动到手动处理、批处理、编码和编辑、手动转录（逐行输入国税局系统）、错误解决系统 (ERS) 和放置文件定位器编号。有错误的退货单被从人工装配线中拉出并分配到额外的手动工作。最终，所有退货单和信函都会移动到流程的末尾进行归档和存储。
看似混乱的局面实际上是一个高度组织化的过程，员工认为这完全合理，但整个过程需要很多人手参与。
不幸的是，几十年来，国税局一直使用同一条人工流水线来处理纳税申报表和信件。纳税申报表和信件在到达目的地之前要经过数十名员工的接触。
- 邮件到达码头后，由服务中心自动邮件处理系统机器进行分类，该机器在信封上打印收到的日期，切开信封底部将其打开，对每次分类进行计数，并根据退回和信件类别进行初步分类。
- 邮件和信函交付后，会分配给几个文职小组进行打开、盖日期章、分类和检查废弃的信封，这是纸张处理的第一步，因为文件会进行批处理、编码和编辑、转录和 ERS.
- 在此过程中，员工会取下订书钉，按照《国内税收手册》的要求将文件整理好，然后重新装订并分类以供处理。如果没有问题，退货就会得到处理，退款也会支付。
- 如果报税单有问题，它会被从流程中移除，并被发送到负责处理该问题的部门。例如，如果报税单没有签名，则必须将其退回给纳税人；如果实体的分类有问题，则会将其转移到实体部门；或者如果出现数学错误，可能会发出通知，纳税人通常会以书面形式回复，从而增加报税单数量。
这种说法过于简单，因为从邮件投递到提交退货为止，员工需要执行许多额外步骤才能完成退货流程。
我和一些同事被分配到提取邮件室。在那里工作期间，我遇到了许多了不起的员工。
即使在逆境中，这些员工也专注于一件事——完成国税局的核心使命，即处理纳税申报单并向个人、家庭和企业发放退税。这些校园员工对国税局的使命至关重要，在困难的情况下一直不知疲倦地工作。
当纳税人通过邮件收到直接存款或退款支票时，我怀疑大多数人并没有意识到发放付款所需的处理复杂性，有多少员工参与了流程的各个阶段，或者 COVID-19 对我们员工工作能力的影响。许多纳税人只知道付款已逾期，或者更糟的是，可能仍在处理中。许多人没有意识到，在过去的几年里，校园员工连续几个月都不允许休假。一年中的大部分时间都必须加班。但这些员工坚持了下来。每天，员工们都会来到大楼，面对高昂的库存——全年不断增加的纸张堆积如山。装满纸质退税单和溢出的纸张的推车排列在校园各处的走廊上。
想象一下，如果您是 COVID-19 期间的一名职员，每天早上您走向工作站时都会看到无尽的退税车排列在每栋建筑的墙壁上，提醒您这一艰巨的挑战。这些车上装着影响个人、家庭、企业、遗产和免税实体的退税。所有这些都在等待处理，许多退税都是纳税人急需的，以支付他们的基本生活开支。每个纳税人都有自己的财务挑战，员工们知道处理延迟会影响所有纳税人。装满退税的车不仅排列在走廊上，还挤满了会议室和培训室。一些校园甚至使用自助餐厅来处理过多的退税车。这些车代表着有需要的人。堪萨斯城校区正在取得进展，退税量也减少了。但数百万纳税人仍在等待退税。
但发放退款或处理退税只是第一步。该流程中还需要许多额外步骤。在流程结束时，校园员工会整理和标记已处理的退税，并将其发送到联邦记录中心进行存储。然而，自疫情爆发以来，国税局员工又面临了另一个后勤难题。联邦记录中心已关闭，不接受退税或信件归档。因此，员工和当地管理层不仅必须在前端处理大量未处理的退税，而且还面临着将已处理的退税存放在哪里的挑战。他们再次将退税堆满了整个大楼的推车和文件柜，许多已处理的退税最终又被放回了停车场的集装箱里。
每年的报税季都是一项庞大的程序性工作，必须实现现代化和自动化，以改进纳税人的服务并改善员工的工作条件。
请继续关注 第二部分，向你介绍我在堪萨斯城遇到的一些出色的 IRS 员工。