在我 2020 年度国会报告 （ARC），我讨论过 纳税人遇到的不必要的拖延和困难，需要联系负责任且知识渊博的国税局员工来协助进行信函审计. 国税局开展的审计中 70% 以上是信函审计，这使得这种审计类型成为国税局用来确保遵守税法的最重要工具之一。纳税人与国税局互动和沟通的能力对于信函审计流程的成功和纳税人的国税局体验至关重要。国税局正在开发新的在线工具以与纳税人进行电子互动，同时必须确保纳税人能够成功使用这些工具，并继续为需要帮助的人提供实时客户帮助。

什么是信函审计？

函件审计 是通过邮件进行的税务审查，针对单个纳税年度，涉及的问题不超过几个，国税局预计可以通过审查相关文件来解决和结案。由于这些审计的范围有限，因此其数量远远超过国税局进行的任何其他类型的审计。如下图所示，绝大多数国税局审查都是通过信函审计进行的。

2019 财年 (FY) 期间，信函审计处理的最大量问题包括劳动所得税抵免 (EITC)、员工业务费用、未申报者、与附表 C、企业利润或亏损（独资企业）相关的项目以及可疑退款。虽然这些问题乍一看似乎很简单，但其中许多审计类别可能包含复杂的规则、程序或事实情况，可能会引起纳税人的问题、需要帮助以及需要与 IRS 审查员沟通。

纳税人应该了解的函件审计事项

收到函件审计通知的纳税人应仔细阅读函件并按照说明进行操作。所有要求的文件都应在函件规定的截止日期前提交给 IRS，或者纳税人应联系 IRS 并请求更多时间。忽视 IRS 通常不是一个好策略。如果 IRS 在截止日期前未收到回复， 它不会再进行第二次接触。如果 IRS 没有收到回复，它通常会拒绝申报的项目，并最终根据 IRC § 6212 发出欠税通知。欠税通知是 IRS 提议额外欠税（欠款余额）的法律通知。它为纳税人提供 90 天的时间向美国税务法院申请审查（如果发给美国境外的人，则为 150 天）。如果没有提交申请，IRS 有法律权力评估和收取拟议的欠税。评估后，将发送通知，告知税务账户调整，解释任何欠款余额，并要求付款。如果未在通知规定的时间内全额付款或安排付款，将发出催收通知，并可能开始后续催收行动。第一个催收通知称为 CP 501，个人（IMF）欠款余额 - 首次通知. 明智的做法是尽快解决任何欠款余额，以避免在欠款余额仍未解决的情况下可能发生的额外罚款、利息或收款行动。

保留代表权

纳税人有权在国税局审计期间保留代表权您可以选择寻求专业帮助（律师、注册会计师、注册代理人或税务专业人士）。纳税人还可能有资格获得免费或低成本的帮助 低收入纳税人诊所（LITC）。 LITC 代表收入低于一定水平且需要与 IRS 解决税务问题的个人。 LITC 可以代表纳税人参加 IRS 和法庭上的审计、上诉和税收征收纠纷。 LITC 还可以帮助纳税人回应 IRS 通知并纠正账户问题。 此外， LITC 还可以为以英语为第二语言的个人以不同的语言提供有关纳税人权利和责任的信息。

最佳实践

在回复 IRS 时，我们建议您不要发送原始文件 - 发送副本。提交文件时，您应在每页上注明您的姓名、纳税人识别号（社会安全号码或个人纳税人识别号）和所涉及的纳税年度。这有助于 IRS 将所有文件与您的 IRS 文件关联起来。如果需要澄清，您可以拨打 IRS 通知上提供的电话号码，并始终保留从 IRS 收到或提交给 IRS 的任何通信的副本。除了您的文件外，请考虑提供书面声明以支持正在审查的项目。在许多情况下，声明或使用类似于审判期间证词的宣誓书可用于证实抵免、扣除或收入项目。此外，可能还有其他文件可以支持有争议的项目，但这些文件未在 IRS 的原始请求中列出。 纳税人应该考虑联系税务专业人士，例如 LITC，以获得帮助来回应 IRS 的询问。  通常，有多种方法可以证明有争议的项目，从而确定您有权获得减免或抵免。纳税人不应仅限于回答国税局的询问，因为纳税人可能有其他信息或文件来支持纳税申报单上的项目。

在审查期间，沟通是关键。不要忽视国税局的通知或截止日期。如果纳税人不能及时回应，纳税人必须联系国税局并请求额外的时间。忽视国税局并不是一个好的做法。

在审查提交的文件后，国税局可以同意并结案，或发布一份审查报告，反映对审计申报表的任何拟议调整。请注意：如果纳税人不同意或不理解国税局提出的调整，则不应签署审计报告。相反，他们应该在截止日期前回复，发送额外的文件或进一步的解释，请求与审查员的经理举行非正式会议，或请求与国税局独立上诉办公室（上诉）举行会议。与上诉办公室举行会议的请求，称为 抗议，必须以书面形式提出，并说明不同意 IRS 拟议调整的原因。有关函件审计流程以及如何提出抗议的信息，请参阅 IRS 出版物 3498-A，审查流程（邮寄审计）。

与国税局沟通可能具有挑战性

与其他 IRS 审计不同，信函审计不会分配给负责整个审计的单个审查员。这些纳税人会被转至工资和投资 (W&I) 以及小型企业和自雇人士 (SB/SE) 信函审计免费电话号码，这些电话号码的等待时间较长，服务水平有限。TAS 继续倡导 单点接触 对所有信函审计进行审查。我们认为，无法联系到单一联系点会降低客户体验，导致 IRS 效率低下，阻碍我们接触和教育国家纳税人的机会，并降低与 IRS 建立信任的可能性。 COVID-19 进一步加剧了 IRS 信函审计沟通相关的缺陷。  作为其中的一部分 以人为本，美国国税局通常不会开始 1 年 2020 月 15 日至 2020 年 XNUMX 月 XNUMX 日的新审计由于技术和通讯限制，公开信函审计基本陷入停滞。 2020 年 XNUMX 月至 XNUMX 月期间，函件审计免费电话协助服务暂停，而国税局 90% 以上的信件最终被归类为超期——这意味着国税局无法在 30 天内给纳税人答复。在某些情况下，纳税人会收到临时信件，要求他们最多等待六个月才能收到国税局的答复。

截至 29 年 2021 月 94,313 日，美国国税局仍未解决与 2019 纳税年度相关的 32,860 份信函审计。其中近 2,907 份审计与申请所得税抵免 (EITC) 的申报有关，这对许多纳税人来说至关重要。同样，XNUMX 审计复议 前一年纳税申报单上的未结余额仍未解决。解决这些审计复议问题尤其重要，因为只要存在未结余额，美国国税局就可能用退款来抵消它。

您应该了解的更多沟通选择

为了解决讨论过的一些信函审计沟通困难，美国国税局开发了一种沟通替代方案，即 纳税人数字通信（TDC）计划的安全消息功能。  SB/SE 最初在费城校区推出 TDC，现在已将 TDC 的使用范围扩大到其所有 5 个校区。这一举措使某些纳税人及其代表能够在审计期间以电子方式与 IRS 沟通。 TDC 安全消息传递 使纳税人能够接收来自 IRS 的消息、回答问题、使用 IRS 的安全消息门户上传文件，并与一名 IRS 员工合作解决审计问题。受邀参与此计划的纳税人必须通过 IRS 安全访问验证其身份，这将启动该流程，并最终使他们能够登录 TDC 安全消息门户进行双向通信。

TDC 安全信息传递目前只提供给那些收到并接受 IRS 邀请参与并随后通过 严格的身份验证要求 筛选黑客和其他未经授权的人员是必要的。该过程需要验证纳税人的信用记录信息以验证纳税人的身份。对于流动纳税人和无法访问以前财务记录的人，访问这套在线服务可能是一个挑战。对于符合条件的纳税人和能够访问它的人，TDC 安全消息传递提供了一种比传统邮件更便捷的通信替代方案，使纳税人能够使用相同的帐户登录名和密码访问其他 IRS 在线服务，例如电子服务和获取成绩单。

另一个好消息是：本月晚些时候，美国国税局将推出使用文件上传工具 (DUT) 进行信函审计。DUT 平台允许纳税人上传信函审查期间要求的文件，而不必邮寄或传真文件——鉴于目前使用邮件的纸质挑战，这是一个受欢迎的工具。纳税人只需使用智能手机或计算机即可使用该工具。它允许纳税人实时上传文件，允许美国国税局员工与纳税人讨论文件。如果纳税人有公开信函审查审计，他或她应该向审查电话助理询问，以确定该工具是否适用于他们的案件。

我们热切地期待未来能有其他更强大的在线选项来加快审查速度。

总结

对于能够进行身份验证的纳税人， TDC 安全消息传递技术有望改善纳税人的信函审计体验 以及信函审计过程本身。 美国国税局表示 使用 TDC 安全信息传递可以减少完成审计所需的时间，并显著提高客户满意度。国税局报告称，在使用 TDC 安全信息传递的纳税人中，客户满意度一直保持在 83% 左右。使用 DUT 工具是改进审计流程的又一步，我继续要求国税局 扩大并改善其数字服务产品 以便所有感兴趣的纳税人都能够以这种高效的方式解决账户问题，从而腾出更多员工来响应纳税人的电话咨询。虽然我继续提倡为信函审计设立单一联系点，但 TDC 和类似的在线参与工具可以使许多与 IRS 合作解决信函审计的纳税人受益。如果有机会，TDC 是一种纳税人应该考虑的沟通工具。