自 COVID-19 疫情爆发以来，美国国税局在处理纸质纳税申报单方面已落后近一年。截至 18 年 2022 月 15 日，纸质退税积压量接近 XNUMX 万份。大多数纳税人都会收到退税，因此退税处理延迟通常意味着退税延迟。退税延迟给许多人带来了挫败感，并给一些人带来了经济困难，可能包括被驱逐、公用事业关闭以及无力购买食物和药品。

在其他情况下，由于处理延迟，纳税人无法提供当前申报证明和税务记录，从而对贷款申请产生不利影响，包括抵押贷款、个人或商业贷款，甚至学生经济援助申请。

我在 1 月份发布年度报告时曾说过，纸质报税表是国税局的“氪石”，国税局深陷其中。纸质报税表之所以如此具有挑战性，是因为国税局尚未采用机器读取技术，因此每份纸质报税表上的每位数字都必须由员工手动输入国税局系统。

事情不必如此。在过去二十年中，州税务机构一直在使用扫描技术来自动处理纸质纳税申报表。在此期间，国税局考虑过、拒绝过、提议过、重新考虑过、部分实施过，也推迟过是否实施扫描技术的问题。

昨天，我发布了纳税人权益保护指令 (TAD)，指示 IRS 与税务软件行业合作，在下一个报税季实施二维条形码。TAD 还指示 IRS 在可能的情况下在下一个报税季实施光学字符识别 (OCR) 或类似技术，如果不可能，则在下一个报税季实施。在这篇博客中，我将概述这个问题以及我认为 IRS 应该采取哪些措施来解决这个问题。有关更多详细信息，您可以访问 TAD 点击此处。

问题：国税局员工必须将纸质纳税申报单上的每位数字输入国税局系统

尽管 COVID-19 疫情导致部分通过电子方式提交纳税申报表的纳税人出现延误，但绝大多数长时间延误都是由提交纸质原始纳税申报表或提交修改后的纳税申报表的纳税人经历的，这些纳税申报表即使以电子方式提交，通常也会按纸质申报表处理。去年，美国国税局收到了近 17 万份纸质 1040 表、超过 4 万份 1040-X 表和数百万份纸质商业纳税申报表。

处理这些报税表的延迟是由于 IRS 过时的数据输入流程造成的。如今 IRS 的提交处理功能让人想起 1960 世纪 1,000 年代（信息时代之前）的数据转录。员工手动转录所有纸质纳税申报表。转录包括敲击报税表上的每个数字和每个字母。对于中等复杂的报税表，可能需要转录几百个数字。对于包含更多表格和时间表的较长报税表，数字数量可能接近或超过 XNUMX 个数字。

在 2022 年，这不仅看起来很疯狂，而且确实很疯狂。

解决方案：实施扫描技术，让机器读取纸质退货单

幸运的是，有两种扫描技术可以让 IRS “机器读取”纸质报税单，减少手动数据输入的需要。扫描技术可以加快报税单处理速度，大幅减少或消除抄写错误，并使 IRS 能够将员工从数据输入工作调到其他岗位，最终节省数千万美元的人工成本。目前有两种主要的扫描技术：(i) 二维条形码和 (ii) OCR。

二维条形码和美国国税局 2 年的犹豫不决

当顾客在杂货店或药店购买产品时，产品上通常会标有条形码，可在结账时扫描。同样，当纳税人使用纳税申报软件准备纳税申报表时，软件公司通常会在申报表上放置二维条形码，以机器可读的形式对申报表数据进行编码。然后，国税局可以扫描条形码（就像超市或药店所做的那样），并将数据转换为数字形式，以便国税局能够像处理电子申报表一样处理申报表。

二维条形码技术已经非常成熟。2 年（整整二十年前），我们报告称，2002 个州正在使用二维条形码来处理使用纳税申报软件准备但以纸质形式提交的纳税申报表，我们建议美国国税局也考虑这样做。当时，美国国税局不同意我们将二维条形码纳入 17 表格的建议，称这样做会破坏纳税人转向电子报税的目标。然而，2 年，美国国税局开始与纳税申报软件开发商合作开展其他税务表格的二维项目，并且美国国税局已经为某些表格实施了二维条形码，包括附表 K-2。

2014 年，美国国税局改变了其关于 2 表格二维条码的立场，要求国会授权其要求使用软件准备纳税申报表但在纸上提交纳税申报表的纳税人打印带有可扫描二维条码的纳税申报表。1040 年，众议院通过的《纳税人优先法案》版本包含一项要求使用二维条码的条款。到那时，美国国税局再次改变了立场。我们得知，美国国税局要求从立法中删除该条款，以便灵活采用 OCR 等替代扫描技术。国会从颁布的《纳税人优先法案》的最终版本中删除了该条款，但美国国税局仍未为 2 表格实施任何类型的扫描技术。

从而， 20 年 在超过三分之一的州已经使用二维条码之后， 18 年 在国家纳税人权益保护局最初建议将其用于 1040 表格之后， 8 年 在财政部要求国会授权国税局强制使用二维条形码之后， 4 年 在国会试图授予该权力并且美国国税局改变立场之后，税收系统陷入了危机，如果实施了二维条码或类似技术，这种程度的危机可能就不会存在。

根据 TAS 的分析，过去两年提交并处理的纸质个人所得税申报表中有 50%-60% 是用纳税申报软件准备的，如果添加了二维条形码，则无需转录。虽然美国国税局已宣布计划在 2 年底之前解决积压问题，但目前尚不清楚它是否能够做到这一点。从 2022 年 2 月开始对纸质申报表实施二维条形码，将通过减少需要转录的新纸质申报表的涌入，成为防止明年继续积压的保险政策。即使美国国税局今年确实设法解决了积压问题，二维条形码也将减少未来几年的处理时间和成本，这将使美国国税局能够重新分配提交处理员工来执行其他工作。

光学字符识别技术

OCR 是一种较新的技术，与二维条形码相比，它具有不同的优点和缺点。主要优点是它可用于机器读取 所有 纸质报税表，包括手工准备的报税表。其主要缺点是准确性较低。例如，“1”和“7”可能看起来相似，因此 OCR 可能会错误地读取数字。但是，OCR 技术应该比手动数据转录更准确，因为员工不仅会遇到区分“1”和“7”的同样困难，而且有时会误按错键。去年，国税局员工在约 22% 的纸质报税表上犯了转录错误。

在与州税务机构的讨论中，我们得知一些州同时使用二维条形码和 OCR。如果使用软件准备纳税申报表并应用条形码，则条形码的准确率接近 2%。如果纳税申报表未使用软件准备或无法读取条形码（例如， 当纳税人的墨粉盒不足或条形码污损时，就会使用 OCR 进行识别，尽管其准确度稍低，但仍减少了手动数据转录的需要，并消除了由于人为按错键而导致的错误。

结论

美国国税局本应成为税务管理信息技术实践方面的领导者，但由于多年来资金限制和管理挑战，它并没有做到这一点。纸质纳税申报表数据的过时键盘输入就是一个案例研究。二十年前，至少有 17 个州已经实现了该任务的自动化，但美国国税局至今仍未做到这一点。

如果说需要是发明之母，那么新冠疫情导致的史无前例的纸质报税积压应该促使美国国税局立即采取措施，实现纸质报税表处理的自动化——不是两年或三年后，而是从即将到来的报税季开始。数百万纳税人能否及时获得退税取决于此。